Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Register- och dataskydds utredning (se nedan).
Tämä on Diakoniatyöntekijöiden Liiton henkilötietolain (523/1999) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, EU 2016/679) mukainen seloste rekisteröityjen informoimiseksi henkilötietojen käsittelystä.
1 Rekisterin pitäjä
Diakoniatyöntekijöiden Liitto ry - Diakoniarbetarnas Förbund rf.
Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki, p. 010 2190 300, toimisto@dtl.fi.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Liisa Rossi p. 010 2190 300, liisa.rossi@dtl.fi.
2 Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri.
3 Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Diakoniatyöntekijöiden Liiton jäsenten jäsenyyden ylläpitoon, hallinnointiin, jäsenmaksujen perintään, osastotoiminnan järjestämiseen, liiton asioista tiedottamiseen, yhteydenpitoon jäseniin, rekrytointiin, edunvalvontaan, liiton omaan tutkimukseen ja tilastointiin. Oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle on jäsenen ja liiton välinen sopimus, joka syntyy jäsenhakemuksen ja jäseneksi hyväksymisen kautta, rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen, esimerkiksi yhdistyslaki ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu ammattiyhdistyksen ja jäsenten edunvalvontatoiminnan järjestämiseksi (EU:n tietosuoja-asetus 6:1b, 6:1c sekä 9:2d). Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
4 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kirjataan jäseneen liittyviä yksilöiviä henkilötietoja, henkilötunnus, yhteystiedot, jäsennumero, jäsenen tutkintotiedot, työsuhteeseen liittyvät työpaikka- ja työnantajatiedot, jäsenmaksutiedot ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten luottamustehtävät liitossa, jäsenyys osastossa ja Diakonian Tutkimuksen Seurassa sekä jäsenviestintä-, markkinointi- ja tutkimusluvat. Opiskelijajäseniltä kirjataan myös oppilaitos sekä arvioitu valmistumisaika. Lisäksi liiton työntekijät ja liiton lakimies kirjaavat rekisterin päiväkirjaan jäsenen edunvalvontaan ja jäsenyyden hoitoon liittyviä tietoja ja dokumentteja, jotka ovat tarpeellisia jäsenen tilanteen kuvaamiseksi ja ovat oleellisia asian käsittelyssä tai jatkoprosesseissa.
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Tietoja voidaan saada myös väestörekisteristä, Erityiskoulutettujen Työttömyyskassa ERKO:lta, liiton lakimieheltä ja liiton osastoilta. Työnantajaperinnässä olevien jäsenten jäsenmaksutiedot saadaan työnantajan järjestelmän kautta. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekistereistä (esimerkiksi Postin osoitepalvelu) tai rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta.
6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan osastojen toimihenkilöille osastokohtaisen jäsenluettelon muodossa toiminnan järjestämiseksi. Jäsentietoja luovutetaan myös jäsenlehden lähettämiseksi ja jäsenkorttien toimittamiseksi sekä jäsenyyden varmistamiseksi työttömyyskassalle. Jäsentietoja voidaan luovuttaa myös jäsenetujen toimittamiseksi jäsenistölle liiton sopimuskumppaneiden kautta. Esimerkiksi pankki- ja vakuutusetujen saaminen voi edellyttää jäsenyyden varmistamista. Tietojen siirtämiseen käytetään suojattua yhteyttä. Verottajalle tietoja luovutetaan koneellisesti jäsenmaksujen huomioon ottamiseksi verotuksessa.
7 Tietojen siirtäminen EU tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään niille varatuissa lukituissa tiloissa. Atk:lle tallennettu tieto säilytetään tietokannassa, jonka käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Julkisen verkon kautta rekisteriä käytettäessä tai sinne tietoja syötettäessä yhteys on suojattu. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä ja liiton tietoturvapolitiikkaa. Tietoja saavat käyttää liiton lakimies ja ne Diakoniatyöntekijöiden Liiton ja Erityiskoulutettujen työttömyyskassan ERKO:n toimihenkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävien hoitamiseen. Lisäksi osastojen toimihenkilöt saavat käyttää osastokohtaisia jäsenluetteloita. Tietojen siirtoon käytetään suojattua yhteyttä.
9 Omien tietojen tarkistaminen ja tietojen korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot, saada niistä pyydettäessä kopiot ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle ja pyynnössä tulee esittää tiedon etsimiseksi tarpeelliset yksilöintitiedot. Jäsen voi myös itse tarkistaa tiedot käyttäjätunnuksella ja salasanalla dtl.fi www-sivujen kohdassa jäsenasiat/päivitä jäsentietojasi. Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
10 Tietojen poistaminen
Jäsenyyden päättyessä tiedot poistetaan rekisteristä määräajassa edellyttäen, että jäsenellä ei ole liiton kanssa keskeneräisiä asioita, kuten jäsenmaksurästejä tms. Tällöin tietoja säilytetään kunnes keskeneräiset jäsenasiat ovat hoidettu. Jäsenen tietoja ei voida poistaa heti, sillä tietojen poistamisen määräaikaan vaikuttavat eri säädökset, jotka on huomioitu liiton arkistonmuodostussäännössä. Tietojen säilytysaika jäsenyyden päättymisen jälkeen on 10 v (perusteena on työttömyysturvalaki 5:3 palkansaajan työssäoloehdosta). Jäsenen nimi, yksilöintitiedot, liittoon liittymispäivä ja eroamispäivä sekä koulutustieto säilytetään pysyvästi tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten (EU:n tietosuoja-asetus 9:2j).
11 Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus kieltää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kiellon voi ilmoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti. On kuitenkin hyvä tietää, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (9:1d) Diakoniatyöntekijöiden Liitto ei luovuta henkilötietoja ulkopuolelle, vaikka jäsen ei olisi sitä erikseen kieltänyt.
12 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sellaiset tiedot, jotka rekisteröity on itse toimittanut jäsenrekisteriin ja joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, on rekisteröidyllä oikeus saada itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
13 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Luotu 30.4.2018
Register- och dataskydds utredning
Detta är Diakoniarbetarnas förbunds utredning för att informera om hantering av personuppgifter, i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) och EU:s dataskyddsförordning (GDPR, EU 2016/679).
1 Register hållare
Diakoniatyöntekijöiden Liitto ry - Diakoniarbetarnas Förbund r.f.
Järnvägsmannagatan 6, 00520 Helsingfors, tel. 010 2190 300, toimisto@dtl.fi.
Kontaktperson i registerfrågor: Liisa Rossi tel. 010 2190 300, liisa.rossi@dtl.fi.
2 Registrets namn
Medlemsregister
3 Registrets användningsändamål
Diakoniarbetarnas Förbund hanterar medlemmarnas personuppgifter för upprätthållande av medlemskap, administration, indrivning av medlemsavgifter, arrangerande av verksamhet i avdelningar, information om förbundets verksamhet, kontakt till medlemmarna, rekrytering, intressebevakning, för förbundets egen forskning och statistik. Den rättsliga grunden för hantering av personuppgifter är ett avtal mellan medlemmen och förbundet, vilken uppkommer då medlemmen ansöker om medlemskap och blir godkänd som medlem. För att följa registerupprätthållarens lagstadgade skyldighet, t.ex. föreningslagen och för att registerupprätthållaren som fackförening skall kunna sköta intressebevakningen (EU:s data skyddsförordning 6:1b, 6:1c samt 9:2d). Den registrerades uppgifter ges inte ut för marknadsföring. Information används inte för beslutsfattande eller profilering.
4 Registrets innehåll
I registret antecknas uppgifter gällande personen, personsignum, kontaktuppgifter, medlemsnummer, uppgifter om medlemmens utbildning, uppgifter om arbetsplats och arbetsgivare, uppgifter om medlemsavgift och andra uppgifter gällande medlemskapet, så som förtroendeuppdrag i förbundet, medlemskap i avdelning och i Sällskapet för Diakonal forskning samt uppgifter för medlemsinformation, marknadsföring och tillstånd för forskning. För studerande medlemmar antecknas också studieplats och uppskattad tidpunkt för examen. Dessutom bokför förbundets anställda och jurist sådant som hänför sig till medlemmens intressebevakning och bevarar dokument om medlemsvård, som kan vara viktiga för att beskriva medlemmens situation och som är väsentliga vid en eventuell fortsatt process.
5 Stadgeenliga källhänvisningar
I medlemsregistret noteras uppgifter som medlemmen själv anmält. Uppgifter kan också får från befolkningsregistret, De specialutbildades arbetslöshetskassa ERKO, förbundets jurist och förbundets avdelningar. Uppgifter om medlemsavgiften fås från arbetsgivaren för de medlemmar var avgift drivs in av arbetsgivaren. Personuppgifter kan samlas in, sparas och uppdateras, också adress- och andra motsvarande uppgifter kan samlas in av den som upprätthåller registret (t.ex. postens adresstjänst) eller via registerupprätthållarens egen verksamhet.
6 Att stadgeenligt ge ut uppgifter
Uppgifter ges till avdelningarnas funktionärer, som avdelningsvis förteckning, för att man skall kunna arrangera verksamheten. Medlemsuppgifter ges också ut för utpostning av medlemstidningen och för tryck av medlemskort och för bekräftande av medlemskap till arbetslöshetskassan. Medlemsuppgifter kan också ges ut till förbundets samarbetsparter för att leverera medlemsförmåner till medlemskåren. T.ex. bankers och försäkringsbolags förmåner förutsätter att bevis på medlemskap. Till skattemyndigheten ges information om betald medlemsavgift elektroniskt för att beaktas i beskattningen.
7 Flyttning av uppgifter utanför EU eller ETA
Information ges inte utanför EU eller ETA- handelsområdet.
8 Principer för skydd av registret
Manuella dokument förvaras i för dem reserverade, låsta, utrymmen. Information som finns elektroniskt på dator sparas på databaser, vilka kräver användarnamn och lösenord av användaren. Då nätet används för att använda registret eller för att spara uppgifter i det är anslutningen skyddad. Då uppgifterna hanteras följs allmänna dataskyddsregler och förbundets dataskyddspolicy. Uppgifterna får användas av förbundets jurist och de anställds inom Diakoniarbetarnas förbund och arbetslöshetskassan ERKO , vilka behöver de för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessutom får avdelningarnas funktionärer använda sig av avdelningsvisa medlemsförteckningar. Informationen flyttas med skyddad anslutning.
9 Att granska och korrigera egna uppgifter
Den som är registrerad har rätt att kontrollera egna uppgifter i registret, har rätt att be om kopior på uppgifterna och be om korrigering av felaktiga uppgifter. Begäran om kontroll och korrigering skall ges skriftligen till registerupprätthållaren och vid begäran skall nödvändiga personuppgifter ges för att registeruppgifterna skall kunna sökas. En medlem kan också själv kontrollera uppgifterna med användarnamn och lösenord på www.dtl.fi sidorna, under fliken för medlemmarna/uppdatera medlemsuppgifterna. Registerupprätthållaren korrigerar eller tar, utan dröjsmål och på eget initiativ eller den registrerades initiativ, bort felaktiga, onödiga eller föråldrade personuppgifter.
10 Radering av information
Då medlemskapet avslutas raderas all information inom viss tid förutsatt att medlemmen inte har något oavslutat, t.ex. obetalda medlemsavgifter eller dyl. I sådana fall bevaras uppgifter tills allting är avslutat. En medlems uppgifter kan inte raderas direkt, för den tid, inom vilken informationen skall bevaras, finns lagstadgad och det har beaktats i förbundets arkivstadga. All information om medlemmen bevaras i 10 år (som grund finns lagen om arbetslöshetsskydd 5:3, angående löntagarens krav på att ha arbete). Varaktigt bevaras uppgifter om medlemmens namn, personuppgifter, anslutningsdag till förbundet och dag för utträde samt utbildning. Detta för forskningsändamål och statistik (EU:s dataskyddsförordning 9:2).
11 Rätt att begränsa
Den registrerade har, enligt lagens om personuppgifter, rätt att begränsa användningen av de egna personuppgifterna för direktförsäljning, distansförsäljning samt marknads- och åsiktsundersökningar. Man kan meddela om begränsningarna skriftligt direkt till registerinnehavaren. Det är dock bra att veta att Diakoniarbetarnas förbund, i enlighet med EU:s allmänna dataskydds förordning (9:1d), inte ger ut personuppgifter till utomstående, detta trots att medlemmen inte uttryckligen skulle ha förbjudit det.
12 Den registrerades rätt att flytta uppgifterna från ett system till ett annat
Den registrerade har rätt att, i elektronisk form, till sig själv få sådana uppgifter om hen själv som den registrerade själv har givit till registret och den registrerade har rätt ett i elektronisk form få flytta dessa till en annan registerupprätthållare.
13 Den registrerades rätt att göra klagan till övervakande myndighet
Om registerinnehavaren inte i sin verksamhet följer gällande lagstiftning har den registrerade rätt att göra klagan till verkställande övervakande myndighet.
Skrivet 30.4.2018